Ügykezelés, iratkezelés, érkeztetés, kiadmányozás, iktatás, szignálás, jóváhagyás, munkalista kezelés, …

EDMS - TriDoc Professional document management

Dokumentum menedzsment megoldásaink nagyvállalati környezetben teljes mértékben alkalmasak az iratkezeléshez, iktatáshoz kapcsolódó valamennyi munkafolyamat, úgymint a

• postabontás,

• opcionális elő-feldolgozás, szkennelés, OCR-ezés

• érkeztetés, szignálás, vonalkódos azonosítás

• ügy- és iratiktatás, (szerződés és számlakép kezelés)

• jóváhagyás,

• kiadmányozás,

• expediálás,

• archiválás, selejtezés integrált elektronikus kezelésére.

A projektek során a kialakítandó dokumentumkezelő rendszer architektúráját a vállalat meglévő alaprendszereihez igazítottan alakítjuk ki. Egy-egy projekt keretében szállíthatunk teljes megoldást, vagy egyedi részmegoldásokat is. EDMS iratkezelő projektek indulhatnak, úgy is hogy ügyfeleink már bevezettek alap dokumentum kezelő megoldásokat, mint EMC Document, Alfresco ECM, IBM FileNet Content Manager stb., ebben az esetben ezekre a felületekre illesztjük a TriDoc enterprise üzleti megoldásunkat.

Kapcsolódó IBM tartalomkezelési megoldások >>

Amennyiben alap dokumentumkezelő rendszerrel még nem rendelkezik ügyfelünk, akkor annak architekturális tervezése és bevezetése az üzleti réteggel egyidőben történhet. 

Postabontás, érkeztetés

Megoldásunk egyaránt támogatja a centralizált és elosztott postabontást; lehetőség van az érkeztetés és postabontás külön, vagy akár együttes kezelésére is.

Iratok előfeldolgozása (OCR)

Az iratok előfeldolgozása külső rendszerek használatával végezhető el (Abbyy Flexi Capture, EMC Captiva, KOFAX stb.). Az előfeldolgozásra küldés, majd a feldolgozott anyagok rendszerbe való visszatöltése a TriDoc rendszer és a külső feldolgozó rendszer közötti web service hívásokkal teljes mértékben automatizált keretek között történik.

Vonalkódos azonosítás

Az érkeztetés során történik meg a beérkezett iratok vonalkódos azonosítása is, a rendszerből előzőleg legenerált (vagy akár külső rendszerből származó) vonalkódokat az iratokra felragaszthatjuk, így azok a későbbiekben egy vonalkód olvasóval bármikor kikereshetővé válnak a rendszerben.
A TriDoc rendszer a lokalizációs vonalkódok használatával lehetőséget biztosít a rögzített iratok fizikai helyének azonosítására is.

Iktatás

Bejövő iratok esetében az iktatás történhet teljes mértékben automatizáltan (pl. multifunkcionálisan készülékek használatával) elektronikus iktató csatornák használatával, manuális adatbevitellel, vagy vegyes formában, az előfeldolgozás során keletkezett adatok felhasználásával. Amennyiben az előfeldolgozás során kiolvasott pl. számlaszám, ügyfél azonosító, szerződésszám automatikus kitöltéséra szükség van, úgy előzetes sablonok kialakításával és a rendszerbe való betöltésével erre módunk van. (Bizalmasan kezelendő iratok esetében az iktatás titkosított módon is történhet.)

Verzionálás

A belső dokumentumok változás-követését a három (opcionálisan akár több) szintű verzionálás hivatott támogatni. A vállalat dokumentációs irányelveknek megfelelően az egy-egy dokumentumon végzett változtatásokat követően minden esetben új verziót rögzítünk az adott adatkartonhoz, a megfelelően helyiértéken növelve a verzió kartonhoz kapcsolódó a verziószámot.

Ügykezelés

A kezelt iratokat a rendszerben ügyekhez rendeljük, melyekhez külön definiálható irattári terv, irattári tételszám és megőrzési idő. Az ügy egyértelmű azonosítást az automatikusan generált ügyszám biztosítja, de természetesen további meta adatok (pl.: irattári tételszám, státusz, ügytípus, ügyfél neve, címe, ügyintéző stb.) megadására is lehetőség van. Az iratok ügyhöz történő iktatásakor az előzmény vizsgálat funkció segít annak felderítésében, hogy az iktatni kívánt dokumentumnak volt-e már előzménye, azaz egy meglévő ügyhöz kell-e iktatnunk, vagy egy új ügy létrehozására van szükség.

Workflow

A rendszerben található workflow modul az egyes ügyeket utaztatja a különböző jóváhagyási pontok között. A jóváhagyások épülhetnek előre definiált, szigorú folyamatokra, de használhatunk rugalmas, követő workflow folyamatokat is. Minden munkafolyamat munkapontokon halad keresztül, melyek a munkafolyamat véges automatájának különböző állapotai. Két munkapont között az ügyek állapotváltozásokon mennek keresztül, mely során a felelős változásának lehetősége is adott, de nem kötelező. Amennyiben változik a felelős, úgy az ügy a következő felelős munkalistájába kerül át. A workflow folyamat módosítását követően a rendszer minden esetben ellenőrzi a módosított folyamatot.

Kimenő dokumentumok – expediálás, kiadmányozás

A kimenő dokumentumok expediálása történhet kizárólag papír alapon, vagy papír alapon és elektronikusan (e-mail formájában) egyaránt. A kimenő dokumentumok kiküldése kizárólag az arra jogosult felhasználó előzetes jóváhagyásával lehetséges. A postai küldemények postázásához postakönyvet is generálhatunk, de igény esetén megoldásunk integrálható külső postázó alkalmazásokkal is (pl. WinPa).

Ügy- és irattörténet

A rendszernaplóban rögzített, elsősorban rendszergazdai felhasználásra szánt adatokon túl a TriDoc enterprise rendszerben külön nyomon követhetjük az egyes ügyeken és iratokon történt változtatásokat azok ügy- illetve irattörténetében. Ezek a listaképernyők tájékoztatást nyújtanak arról, hogy az adott ügy/irat adatain mely felhasználó, mikor és milyen módosításokat végzett.

Adatok tárolása

Enterprise megoldásunk az iratok és a hozzájuk kapcsolódó adatok tárolására három lehetőséget kínál fel. Az adatok tárolhatók:

• adatbázisban (Oracle, MSSQL, DB2, vagy MySQL)

• más EDMS rendszerekben, vagy

• fájlrendszerben.

Selejtezés

A megőrzési határidő lejártát követően az iratok a rendszerből selejtezhetők, igény esetén az adatbázisból akár fizikailag is törölhetők.

Jogosultság kezelés

A TriDoc rendszer beépített jogosultságkezelő modulja a funkció és adatszintű jogosultságok kezelését egyaránt támogatja. A rendszer felhasználói a hozzájuk rendelt jogosultsági szerepköröknek megfelelően végezhetnek el a rendszerben különböző akciókat, tekinthetnek meg képernyőket, férhetnek hozzá dokumentumokhoz. (Egy felhasználó akár több szerepkörrel is rendelkezhet.) A jogosultsági szerepkörök egyedileg definiálhatók, így teljes mértékben igazíthatók az ügyfél szervezeti hierarchiájához.
A felhasználók azonosítására választható LDAP, vagy a rendszerben alapértelmezetten használt (TRI)SSO autentikáció.

Teljesen webes rendszer – használatához a kliens gépeken mindössze egy böngészőre van szükségünk telepített Adobe Flash pluginnal

Platform és adatbázis független technológia – az általunk alkalmazott technológia lehetővé teszi, hogy rendszerünk egyaránt futtatható legyen Windows, Linux és Macintosh környezetben, az adatok tárolására pedig használhassunk akár Oracle, MSSQL, DB2, vagy MySQL adatbázisokat is

Partnertörzs integráció külső rendszerekkel (pl. SAP) - partnerkezelő modul külső rendszerekkel történő integrálása révén a partnertörzsben lévő adatok folyamatos szinkronitása, frissítése biztosított

Microsoft Office alkalmazás Add-In-ek használata – a felhasználók saját kliens gépeikre telepített Ms Word és Outlook Add-In-ek használatával, akár közvetlenül az alkalmazásból iktathatják dokumentumaikat.

E-mail értesítések küldése – a felhasználók által beállított paraméterek alapján a rendszer e-mail formájú értesítéseket küld a felhasználó újonnan beérkező feladatairól, határidős feladatai esetében a határidő közeledtéről, valamint az esetleges késésről.

OPCIONÁLIS KIEGÉSZÍTŐ CSOMAG Android-os készülékekhez – otthonról vagy távolról dolgozó munkatársak számára az Android-os kiegészítő csomag táblagépeken vagy okostelefonokon keresztül biztosít hozzáférést a TriDoc rendszer egyes fő funkcióihoz (saját munkalista, dokumentum keresés, dokumentum letöltés, jóváhagyás)

10 millió dokumentumon tesztelve! – TriDoc rendszerünk használatával akár egy több tízmilliós dokumentum archívum kialakítására is lehetőség van

Az EDMS projektekben használt termékek:

• TriDoc enterprise (TriDoc Professional document management)

• TriWorkflow

• TriDoc standard (TriDoc Easy document management)

Milyen platformokra telepíthető a TriDoc Enterprise megoldás? 

• Natív Oracle RDBMS

• EMC Document

• IBM FileNet Content Manager

EDMS Iratkezelő projektekben megvalósításra kerülő alapfunkciók:

• Ügykezelés

• Iratkezelés

  • Érkeztetés (előfeldolgozás támogatása, előzményvizsgálat)

  • Iktatás

  • Iratkeresés

  • Szignálás, ügy átadása/átvétele

  • Kiadmányozás, Expediálás

• Irattározás

  • Irattári tervek

  • Iktatószám generálás

  • Globális címke-kezelés

  • Selejtezés

• Jóváhagyás

  • Jóváhagyási workflow kezelés

  • Munkalista kezelés

• Adminisztrációs funkciók

  • Felhasználók adminisztrálása

  • LDAP integráció

  • SSO integráció (opcionális) 

  • Helyettesítés kezelés

  • Jogosultsági szerepkörök kezelése - adatszintű és funkcionális jogosultság kezelés

  • Teljes rendszernapló

• Monitoring

  • Ügytörténet

  • Irattörténet

  • Dokumentum statisztikák

Beépített testre szabási lehetőségek:

• Többnyelvű felhasználói felület

• Egyedi mezők

• API felület

Referencia rendszer: MVM Informatika Zrt.

Tovább a demo rendszerekhez >>

Képernyőminták megtekintése >>